Executive Assistant (Disney Advertising Sales)
Jetzt bewerben Später bewerben Job ID 10122113 Standort Chicago, Illinois, USA Veröffentlichungsdatum 27/05/2025 Unternehmen Disney AdvertisingJob-Zusammenfassung:
Job Summary:
We are seeking a highly organized, proactive, and resourceful Executive Assistant & Office Coordinator to provide comprehensive support the VP, Pricing and Planning and the VP, Category Strategy, while also overseeing the day-to-day operations of the office. This role is critical to ensuring seamless executive support while creating a welcoming and efficient office environment. You will play a key part in managing travel, calendars, events, vendor relationships, and facilities coordination—all while maintaining confidentiality and professionalism.
You will also serve as a strategic liaison between the regional office and Disney’s headquarters, ensuring that communication and operations are aligned, responsive, and effective.
Responsibilities:
Provide administrative support to 2 VPs, including, but not limited to, the following:
Prepare daily and weekly reports, summaries, and owned administrative tasks.
Read trade publications and internal comms to stay aligned with office and industry priorities.
Create and manage complex, multi-city travel itineraries considering time zones, logistics, and executive preferences.
Proactively review and manage calendars to optimize scheduling and resolve conflicts.
Coordinate and book meetings, video calls, conference rooms, and catered events.
React quickly and calmly to urgent schedule shifts and real-time changes.
Submit and reconcile expense reports; renew memberships and subscriptions.
Process ticketing requests and promo merchandise as needed.
Act as “casual buyer” for departmental purchases and manage office supply inventory.
Submit and track purchase orders and vendor contracts.
Coordinate onboarding for new hires—serving as the go-to contact for logistics and support.
Plan team events including offsites, service recognition moments, and informal gatherings.
Maintain a warm, welcoming atmosphere for office visitors and team members.
Ensure kitchen and supply areas are fully stocked and functional.
Oversee general office/facilities upkeep, shipments, announcements, and troubleshooting needs.
Liaise with TWDC headquarters and serve as the strategic conduit between offices.
Basic Qualifications:
3+ years of administrative experience supporting Director-level or higher.
Prior experience in office coordination or facilities support.
Excellent written and verbal communication skills.
High level of discretion and reliability handling confidential information.
Strong attention to detail and organization with the ability to manage multiple priorities.
Calm and solution-oriented mindset under pressure.
Skilled in Microsoft Office Suite and basic office systems.
Positive, collaborative, and service-oriented demeanor.
Preferred Qualifications:
Experience in a highly matrixed or cross-functional corporate environment.
Education:
Bachelor’s degree or equivalent experience.
The hiring range for this position in Chicago, IL is $61,300.00 to $82,100.00 per year based on a 40-hour work week. The amount of hours scheduled per week may vary based on business needs. The base pay actually offered will take into account internal equity and also may vary depending on the candidate’s geographic region, job-related knowledge, skills, and experience among other factors. A bonus and/or long-term incentive units may be provided as part of the compensation package, in addition to the full range of medical, financial, and/or other benefits, dependent on the level and position offered.
Über Disney Advertising:
Disney Advertising ist verantwortlich für den Werbeverkauf und das integrierte Marketing für die Unterhaltungs- und Sportangebote von The Walt Disney Company in den Bereichen linear, digital, sozial, Audio und werbegestütztes Streaming. Dazu gehören ABC, ABC News, Disney+, Disney Channels Worldwide, Disney Digital, ESPN Networks, ESPN+, Freeform, FX, National Geographic, Hulu und seine acht ABC Owned Local Stations.
Über The Walt Disney Company:
Die Walt Disney Company ist zusammen mit ihren Tochtergesellschaften und verbundenen Unternehmen ein führendes, diversifiziertes internationales Familienunterhaltungs- und Medienunternehmen mit folgenden Geschäftsbereichen: Disney Entertainment, ESPN sowie Disney Experiences. Von seinen bescheidenen Anfängen als Zeichentrickfilmstudio in den 1920er Jahren bis zu seiner aktuellen Vorreiterrolle in der Unterhaltungsindustrie trägt Disney stolz sein Erbe weiter und bietet Geschichten und Erlebnisse von Weltklasse, die alle Familienmitglieder bezaubern. Disneys Geschichten, Figuren und Abenteuer erreichen Verbraucher und Gäste aus allen Teilen der Welt. Gemeinsam schaffen unsere Mitarbeiter und Darsteller aus Niederlassungen in über 40 Ländern der Welt Unterhaltungserlebnisse, die sowohl auf globaler Ebene als auch im heimischen Umfeld begeistern.
Diese Position ist bei Disney Advertising Sales, LLC, das Teil eines Geschäftssegments ist, das wir Disney Advertising nennen.
Disney Advertising Sales, LLC bietet als Arbeitgeber Chancengleichheit. Die Beurteilung der Möglichkeit der Beschäftigung von Bewerbern erfolgt unabhängig von ethnischer Zugehörigkeit, Religion, Hautfarbe, Geschlecht, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, Geschlechtsausdruck, nationaler Herkunft, Abstammung, Alter, Familienstand, militärischem Status oder Veteranenstatus, Gesundheitszustand, genetischen Informationen oder einer Behinderung, oder anderer gemäß Bundes-, Landes- oder örtlichem Gesetz verbotener Merkmale. Disney fördert eine Unternehmenskultur, in der Ideen und Entscheidungen aller Personen uns dabei helfen, zu wachsen, innovativ zu sein, die besten Geschichten zu schreiben und in einer sich ständig weiterentwickelnden Welt von Bedeutung zu sein.