Sales & Services Administrative Assistant, $22.25 - $31.95/hour
Jetzt bewerben Später bewerben Job ID 10114385 Standort Kapolei, Hawaii, USA Veröffentlichungsdatum 13/03/2025 Unternehmen Aulani, A Disney Resort & SpaJob-Zusammenfassung:
Aulani, A Disney Resort & Spa, is more than an enchanting, family-friendly destination. We’ve combined the spirit of O`ahu with the magic of Disney to build a place where guests and cast members alike can feel the magic, can feel the spirit of the island and can truly feel welcome. Here, you’ll bring the spirit of the islands to life in every part of your role. Are you ready to join this team and make an impact?
The Sales and Service Administrative Assistant position assists the Sr. Sales & Services Director and the Assistant Sales Director with general administrative responsibilities which include extensive calendar maintenance, preparing contracts, reports, presentations, and expense reports as well as facilitating amenity requests for Guests. This position is also responsible for managing the planning, coordination and execution of business travel.
This is a full-time position reporting to the Sr Sales & Services Director and will be based in an office at our stunning Aulani Resort on Oahu, Hawaii.
What you will do:
- Provide any requested administrative support for Sr. Sales & Services Director and Assistant Sales Director
- Accurately schedule meeting times, locations, invitees and any A/V requirements via Outlook/VTC/Teams/Zoom
- Provide professional telephone etiquette team when they are away from their desks.
- Manage the planning, coordination, and execution of business travel according to Company guidelines
- Creation and preparation of presentations and proposals
- Creation of Site Alerts and booking reservations
- Prepare expense reports and monitor other department fiscal status and ensure labor & OE reports for accuracy.
- Process payment requests, purchase orders and service entries in a timely manner.
- Support Asst Sales Director/Sales Manager in the preparation of contracts and the turnover process
- Provide Sales & Services Department with requested collateral materials, external merchandise orders, and supplies
- Other duties as assigned
Here’s what you will need to be successful in the job:
- One (1) year of related experience
- Exceptional written, verbal and interpersonal communication skills to assure professional interaction with external contacts, internal partners and peers.
- Demonstrate strong organizational skills with attention to detail
- Service oriented, displays an enthusiastic attitude and strong work ethic
- Ability to manage time wisely and prioritize effectively
- Anticipates needs, takes initiative, recognizes challenges and proactively problem solves using sound judgement
- Proven social skills/cultural sensitivity/diversity. Anticipates and prepares for situations
- Highly proficient computer knowledge/skill in Microsoft Office including Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams
Preferred Qualifications:
- Experience supporting a department leader / manager preferred
- Knowledge and understanding of Sales Process
- Product familiarity/knowledge of Aulani, A Disney Resort & Spa, all other Walt Disney Parks & Resorts and Oahu, Hawaii
- Experience in SAP, Concur, LILO
Benefits and Perks:
Disney offers a rewards package to help you live your best life. This includes health and savings benefits, educational opportunities and special extras that only Disney can provide. Learn more about our benefits and perks at https://jobs.disneycareers.com/aulani-benefits
The hiring range for this position in Hawaii is $22.25 to $31.95 per hour. The base pay actually offered may vary depending on the candidate’s geographic region, job-related knowledge, skills, and experience, among other factors. To learn more about our benefits visit: https://jobs.disneycareers.com/benefits.
Über Aulani, A Disney Resort & Spa:
Aulani, ein Disney Resort & Spa, kombiniert die natürliche Schönheit und den Geist der hawaiianischen Inseln mit einem Hauch von Disney-Magie, unterstützt und feiert hawaiianische Kultur und Geschichten. Das Resort liegt auf einem 8,5 Hektar großen Grundstück am Meer auf der Insel O’ahu und wurde speziell für Familien konzipiert, um die Kultur, Geschichte und Traditionen von Hawaii vor der Kulisse eines blauen Himmels und schöner Aussichten zu entdecken. Die Besetzungsmitglieder sind ein wesentlicher Bestandteil, um diese Geschichten von Hawaii zum Leben zu erwecken, während sie gleichzeitig den renommierten Service und das bezaubernde Unterhaltungsangebot von Disney aufrecht erhalten.
Über The Walt Disney Company:
Die Walt Disney Company ist zusammen mit ihren Tochtergesellschaften und verbundenen Unternehmen ein führendes, diversifiziertes internationales Familienunterhaltungs- und Medienunternehmen mit folgenden Geschäftsbereichen: Disney Entertainment, ESPN sowie Disney Experiences. Von seinen bescheidenen Anfängen als Zeichentrickfilmstudio in den 1920er Jahren bis zu seiner aktuellen Vorreiterrolle in der Unterhaltungsindustrie trägt Disney stolz sein Erbe weiter und bietet Geschichten und Erlebnisse von Weltklasse, die alle Familienmitglieder bezaubern. Disneys Geschichten, Figuren und Abenteuer erreichen Verbraucher und Gäste aus allen Teilen der Welt. Gemeinsam schaffen unsere Mitarbeiter und Darsteller aus Niederlassungen in über 40 Ländern der Welt Unterhaltungserlebnisse, die sowohl auf globaler Ebene als auch im heimischen Umfeld begeistern.
Diese Position ist bei DVC Hawaii Management Company, LLC, das Teil eines Geschäftssegments ist, das wir Aulani, A Disney Resort & Spa nennen.
DVC Hawaii Management Company, LLC bietet als Arbeitgeber Chancengleichheit. Die Beurteilung der Möglichkeit der Beschäftigung von Bewerbern erfolgt unabhängig von ethnischer Zugehörigkeit, Religion, Hautfarbe, Geschlecht, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, Geschlechtsausdruck, nationaler Herkunft, Abstammung, Alter, Familienstand, militärischem Status oder Veteranenstatus, Gesundheitszustand, genetischen Informationen oder einer Behinderung, oder anderer gemäß Bundes-, Landes- oder örtlichem Gesetz verbotener Merkmale. Disney fördert eine Unternehmenskultur, in der Ideen und Entscheidungen aller Personen uns dabei helfen, zu wachsen, innovativ zu sein, die besten Geschichten zu schreiben und in einer sich ständig weiterentwickelnden Welt von Bedeutung zu sein.