Administration Assistant
Jetzt bewerben Später bewerben Job ID 10122442 Standort London, Vereinigtes Königreich Veröffentlichungsdatum 02/06/2025 Unternehmen Searchlight PicturesJob-Zusammenfassung:
Job Summary
The Administration Assistant will be responsible for diary management, expenses and other administration duties for the Executives of the Development and Production department. In addition, the role will handle a range of administrative tasks and contribute to the smooth running of the office for the team.
The Opportunity & Responsibilities:
Support two executives, including manage calendars, schedule meetings, and coordinate travel arrangements.
Book and coordinate all travel logistics for the Executive team and talent (as required).
Prepare and submit expense reports in a timely and accurate manner.
Attend relevant meetings, distribute meeting agenda, take notes and provide a meeting summary to attendees.
Greet guests arriving at the office, ensuring a positive experience for all who interact with the office.
Prepare reports, presentations, and other documents as needed, ensuring accuracy and attention to detail.
Ensure the office is well-maintained, organised, and adequately stocked with necessary supplies.
Help ensure the smooth running of the office liaising with relevant departments to help support. For example, Facilities or IT.
Answer and direct phone calls, respond to enquiries via email, and manage incoming and outgoing correspondence.
Manage the correct handling of unsolicited material/submission and enquiries.
Maintain accurate and up-to-date records, including filing documents, organising electronic files, and managing department databases.
Assist in planning and organizing department events, meetings, and activities.
Develop and maintain a familiarity with all projects to support the department.
Provide administrative support to the department and assist with projects as required.
The Experience We Require From You:
Able to work both collaboratively and independently.
Proactive problem-solver with key eye for details.
Ability to successfully coordinate multiple projects simultaneously.
Excellent communication skills, both written and verbal.
Ability to prioritise, meet deadlines, make decisions and change course of action quickly.
Detail oriented with the ability to work well and maintain professionalism under pressure.
Ability to appropriately work with confidential information.
Positive attitude and the ability to be proactive, resourceful and flexible.
Previous experience in an administrative role is preferrable.
Experienced in using Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
Excellent written and verbal communication skills.
Strong organisational and time management abilities.
A general interest in film is desirable
The Perks
25 days annual leave
Private medical insurance & dental care
Free Park Entry: You will have the opportunity to enter any of our parks with your family and friends for free
Disney Discounts: you are entitled to discounts on designated Disney products, resort F&B and ticketing
Excellent parental and guardian leave
Employee Resource Groups – WOMEN @ Disney, Disney DIVERSITY, Disney PRIDE, ENABLED, and our Mental Health & Wellbeing Group, TRUST.
The Walt Disney Company is an Equal Opportunity Employer. We strive to be a diverse workforce that is representative of our audiences, and where all can thrive and belong. Disney is committed to forming a team that includes and respects a variety of voices, identities, backgrounds, experiences and perspectives.
We will ensure that individuals with disabilities are provided the necessary accommodations to participate in the job application or interview process, to perform essential job functions, and to receive all benefits of employment. Please contact us to request accommodation.
Über Searchlight Pictures:
Searchlight Pictures ist eine Spezialfilmgesellschaft, die sowohl Filme finanziert als auch erwirbt. Sie verfügt über eigene Marketing- und Vertriebsaktivitäten, und die Filme werden von Twentieth Century Studios international vertrieben. Searchlight Pictures ist eine Einheit von 21st Century Fox.
Über The Walt Disney Company:
Die Walt Disney Company ist zusammen mit ihren Tochtergesellschaften und verbundenen Unternehmen ein führendes, diversifiziertes internationales Familienunterhaltungs- und Medienunternehmen mit folgenden Geschäftsbereichen: Disney Entertainment, ESPN sowie Disney Experiences. Von seinen bescheidenen Anfängen als Zeichentrickfilmstudio in den 1920er Jahren bis zu seiner aktuellen Vorreiterrolle in der Unterhaltungsindustrie trägt Disney stolz sein Erbe weiter und bietet Geschichten und Erlebnisse von Weltklasse, die alle Familienmitglieder bezaubern. Disneys Geschichten, Figuren und Abenteuer erreichen Verbraucher und Gäste aus allen Teilen der Welt. Gemeinsam schaffen unsere Mitarbeiter und Darsteller aus Niederlassungen in über 40 Ländern der Welt Unterhaltungserlebnisse, die sowohl auf globaler Ebene als auch im heimischen Umfeld begeistern.
Diese Position ist bei The Walt Disney Company Limited, das Teil eines Geschäftssegments ist, das wir Searchlight Pictures nennen.
The Walt Disney Company Limited bietet als Arbeitgeber Chancengleichheit. Alter, ethnische Zugehörigkeit, Hautfarbe, Religion oder Weltanschauung, Geschlecht, Nationalität oder Herkunft aus einem bestimmten Land, sexuelle Orientierung, Geschlechtsangleichung, Familienstand, Behinderung, Schwangerschaft oder Mutterschaft von Bewerbern fließen nicht in die Entscheidung über die Vergabe einer Stelle mit ein. Disney fördert eine Unternehmenskultur, in der die Ideen und Entscheidungen aller Mitarbeiter uns helfen, zu wachsen, zu innovieren, die besten Geschichten zu schreiben und in einer sich schnell verändernden Welt wichtig zu sein.